La guía definitiva para la programación de correo electrónico: encuentre el momento perfecto para llegar a su audiencia
En marketing, el tiempo es esencial. Esto es especialmente cierto para los canales de marketing como el correo electrónico, donde es más probable que las personas noten o respondan a su mensaje según la hora del día. Por lo tanto, al enviar correos electrónicos de marketing, es fundamental que los programe correctamente.
Aquí es donde entra en juego la programación de correos electrónicos, ayudándole a llegar a la audiencia apropiada en el momento apropiado con su mensaje. Para obtener más información sobre la programación de correo electrónico, incluido qué es, por qué es crucial y cómo hacerlo con Outlook y Gmail, continúe leyendo. Vamos a empezar.
Guía para la programación de correo electrónico: encuentre el momento perfecto para llegar a su audiencia:
¿Qué es la programación de correo electrónico?
La configuración de sus correos electrónicos para que se envíen automáticamente en el momento que elija se denomina programación de correo electrónico. Para que pueda llegar a su audiencia cuando es más probable que vean o abran el correo electrónico, programe sus correos electrónicos para que se envíen de forma masiva en un momento predeterminado. Para audiencias en varias zonas horarias, es posible que incluso desee programar sus correos electrónicos en diferentes lotes para que pueda comunicarse con ellos en los mejores momentos.
Al hacer esto, puede reducir el tiempo que dedica al marketing y las comunicaciones y al mismo tiempo tener más tiempo para concentrarse en otras facetas cruciales de su empresa. Además, la programación de correos electrónicos es una forma fantástica de mantenerse activo durante las vacaciones o un viaje de negocios.
Esta característica está disponible en clientes de correo electrónico conocidos como Gmail y Outlook, pero también puede usar herramientas de automatización de correo electrónico para una programación más completa.
Por qué necesita la programación de correo electrónico
La programación de correo electrónico puede ayudarlo de varias maneras, desde aumentar su flexibilidad hasta involucrar a sus destinatarios en el momento adecuado. Mejore la visibilidad y las interacciones, Así como hay un momento ideal para publicar en las redes sociales, hay un momento ideal para entregar sus correos electrónicos para que lleguen a los destinatarios cuando es más probable que abran e interactúen con el correo electrónico.
Puede garantizar una mejor visibilidad programando la distribución de sus correos electrónicos para que no se pierdan en un mar de correos electrónicos de empresas y marcas competidoras. Tener más visibilidad también aumenta la probabilidad de que los destinatarios abran y lean sus correos electrónicos. Como resultado, podrían estar aún más motivados para hacer clic en sus enlaces, lo que aumentaría varias métricas de participación de correo electrónico.
Seguimiento en el momento adecuado
Su tasa de respuesta promedio puede aumentar del 9 al 13 por ciento al enviar correos electrónicos de seguimiento. Incluso si los destinatarios no abren ni responden a su correo electrónico inicial, enviar uno o dos correos electrónicos de seguimiento puede aumentar en gran medida sus posibilidades de llamar su atención.
Puede programar sus correos electrónicos para que pueda contactar a los prospectos en el momento apropiado. Al hacer esto, permanecerá en sus mentes y eventualmente los convertirá en clientes valiosos o que pagan.
Supere los desafíos de la zona horaria
Probablemente trate con destinatarios de correo electrónico de todo el país, a menos que su negocio sea completamente local. Algunos de ustedes incluso podrían estar trabajando con clientes o clientes de otros países. Tendrá que enviar varios lotes de correos electrónicos para asegurarse de que cada destinatario los reciba en el mejor momento porque enviará correos electrónicos a personas que viven en varias zonas horarias.
Al configurar varios lotes de correos electrónicos para enviarlos en distintos momentos, puede superar esta dificultad y elegir la hora de envío ideal para cada zona horaria. No necesitará quedarse despierto hasta tarde o levantarse temprano para enviar manualmente sus correos electrónicos a la hora de envío ideal para los destinatarios que se encuentran en una zona horaria diferente. Dado que sus correos electrónicos están configurados para llegar a sus destinatarios en la costa oeste a las 9 p. m. PST, puede irse a la cama a las 9 p. m. EST y aún recibirlos.
Organice sus esfuerzos de marketing
Puede mantener sus campañas de marketing más organizadas si programa sus correos electrónicos con anticipación. Puede programar sus correos electrónicos de forma masiva para que no tenga que enviarlos uno por uno a lo largo del día, liberando tiempo para trabajar en tareas más importantes. Además, configurar un horario para sus correos electrónicos le brinda más flexibilidad.
Sus destinatarios aún pueden participar incluso si está en movimiento programando sus correos electrónicos con anticipación. Esto mantiene el impulso para que no tengas que empezar de cero después de unos días o semanas de descanso.
Cómo programar correos electrónicos
Es hora de comenzar a usar la programación de correo electrónico ahora que comprende exactamente cómo puede ayudarlo. Describiremos cómo programar correos electrónicos usando Gmail y Outlook, dos servicios de correo electrónico ampliamente utilizados.
Si utiliza una herramienta de automatización de correo electrónico para la programación de correo electrónico, el procedimiento exacto podría cambiar.
En Gmail
Paso 1:
En la esquina superior izquierda de la pantalla, haz clic en «Redactar».
Paso 2:
Elija los destinatarios del correo electrónico una vez que haya aparecido la ventana de redacción. Luego, escribe tu correo electrónico exactamente como deseas que aparezca. Si bien puede realizar cambios más tarde, es crucial completar la copia del correo electrónico mientras está programado para evitar enviar un borrador de correo electrónico a una gran cantidad de destinatarios por accidente.
Paso 3:
Para programar un envío, seleccione «Programar envío» en el menú desplegable junto al botón «Enviar». «.
Paso 4:
Para programar su correo electrónico, elija uno de los horarios disponibles. Para enviar su correo electrónico a una hora específica, seleccione «Elegir fecha y hora» en su lugar. Esta es una buena opción si ya conoce la hora ideal de envío o si desea probar varias horas para determinar la mejor hora para enviar sus correos electrónicos.
Es tan simple como eso: su correo electrónico ahora se enviará a la hora que especifique. Debido a su zona horaria, la hora que se muestra se basa en esa hora. Por lo tanto, debe realizar las conversiones de zona horaria necesarias y modificar la hora de envío si desea enviar el correo electrónico a destinatarios que se encuentran en diferentes zonas horarias.
Al acceder a sus correos electrónicos programados desde la pestaña «Programados» en el panel izquierdo, también puede realizar cambios en ellos. Por remitente, destinatario, hora de envío y otros criterios, puede filtrar los correos electrónicos a partir de este momento.
En Outlook
Paso 1:
Haga clic en el botón «Nuevo correo electrónico» en la esquina superior izquierda de su bandeja de entrada de Outlook.
Paso 2:
Para acceder a más opciones, seleccione el botón de flecha debajo de «Etiquetas» en el menú de la cinta. Entonces será posible elegir sus métodos de entrega preferidos.
Paso 3:
Ingrese su fecha y hora preferidas en «Opciones de entrega» y marque la casilla junto a «No entregar antes».
Paso 4:
Para comenzar a escribir su correo electrónico, cierre el menú. Luego haga clic en «Enviar» para que su correo electrónico se envíe automáticamente en el momento que elija. Visite su bandeja de salida para realizar ajustes en el correo electrónico y la hora de envío. Repita los pasos anteriores para el correo electrónico retrasado que desea cambiar.
Otras herramientas de programación de correo electrónico
La mayoría de las herramientas de marketing por correo electrónico, además de Gmail y Outlook, ofrecen la función de programación de correo electrónico. Estos proporcionan funciones de automatización más potentes que le permiten diseñar flujos de trabajo para el envío automático de correo electrónico en función de la actividad del usuario.
Aunque hay muchas herramientas gratuitas de marketing por correo electrónico disponibles, la función de programación y automatización generalmente requiere un plan pago. Las siguientes son algunas de las principales herramientas de programación de correo electrónico:
1. Mailchimp
Junto con las funciones de automatización de correo electrónico, esto ofrece capacidades de programación de correo electrónico. Si bien puede usar las funciones de correo electrónico básicas y gratuitas, solo puede usar los planes pagos para usar la función de programación. La herramienta proporciona incluso información analítica sobre la eficacia de sus correos electrónicos. Este conocimiento se puede utilizar para mejorar y aumentar el rendimiento de sus correos electrónicos de marketing.
2. HubSpot
Una de las pocas herramientas gratuitas de programación de correo electrónico disponibles es esta. HubSpot ofrece una funcionalidad de programación de correo electrónico similar a la de Gmail, pero con algunas características adicionales. Con esto, la programación se simplifica y hay menos margen de error porque puede elegir la hora en función de la zona horaria del destinatario.
3. ActiveCampaign
Una de las herramientas de marketing por correo electrónico más efectivas disponibles es ActiveCampaign. Si desea llegar a su audiencia durante un evento especial, un día festivo o incluso un cumpleaños, puede programar sus correos electrónicos para que se envíen en fechas y horas específicas. Además, puede utilizar las funciones de automatización para enviar correos electrónicos en función de la actividad del usuario.
Prácticas recomendadas para una programación eficaz del correo electrónico
Hay muchas ventajas en la programación de correo electrónico, pero eso no significa que siempre podrá aprovecharlas. Para maximizar la efectividad de la programación de su correo electrónico, es crucial adoptar un enfoque estratégico. Para programar correos electrónicos de manera eficiente y obtener los mejores resultados, siga las pautas a continuación.
Aproveche las listas segmentadas
Sus esfuerzos de programación de correo electrónico se pueden organizar de manera más efectiva si sus destinatarios se dividen en listas pertinentes. El tipo de suscripción de correo electrónico, las páginas que visitaron, la zona horaria en la que se encuentran y otros factores pueden usarse para segmentar su audiencia.
Como resultado, podrá crear mensajes muy relevantes que se adapten a los requisitos o preocupaciones particulares de varios tipos de clientes. Luego se puede programar la distribución de cada copia de correo electrónico a la lista de correo correspondiente. Puede personalizar sus mensajes y reducir la posibilidad de omitir accidentalmente destinatarios importantes agrupando a sus destinatarios en listas.
Conozca el tiempo de envío óptimo
Asegúrese de saber cuál es el mejor momento para programar sus correos electrónicos para que puedan llegar a las personas adecuadas. ¿De qué sirve programar sus correos electrónicos si no se entregan en el momento en que es más probable que las personas los vean? Los días más efectivos para enviar un correo electrónico son, respectivamente, martes, jueves y miércoles, según un análisis de CoSchedule de 14 estudios diferentes. En cuanto al horario, las 10 y las 20 son las mejores horas del día.
Las 2 p. m. y las 6 a. m. son horarios adicionales efectivos para enviar correos electrónicos. Utilice estos datos para probar varios tiempos de envío de correo electrónico para determinar cuál atrae mejor a su público objetivo.
No envíe spam
Si bien su instinto puede indicarle que envíe correos electrónicos con la mayor frecuencia posible para llamar la atención de las personas, este no siempre es el mejor curso de acción. Si envía correos electrónicos con demasiada frecuencia, es posible que sus destinatarios los consideren spam y los marquen como tales en lugar de responderlos.
La reputación del remitente de su correo electrónico podría verse afectada, que es lo último que desea. Para realizar un seguimiento en los momentos apropiados sin molestar a sus destinatarios, debe establecer una secuencia constante para que se envíen sus correos electrónicos. Dependiendo del tipo de negocio y segmento de clientes, la frecuencia ideal puede cambiar.
La mayoría de los vendedores por correo electrónico envían sus correos electrónicos de campaña semanalmente, pero debe probar diferentes frecuencias para ver cuál es la más efectiva para usted.
Pruebe, analice, optimice
Por último, pero no menos importante, asegúrese de evaluar los resultados de las pruebas periódicas de su estrategia de correo electrónico. Esto puede ayudar en sus esfuerzos de optimización y permitirle optimizar su estrategia de marketing por correo electrónico.
Puede experimentar con varios aspectos de su plan, como los tiempos y frecuencias de envío. Para determinar qué resuena mejor con su audiencia, también debe pensar en probar la copia del correo electrónico y la línea de asunto.
Comience a programar sus correos electrónicos
La programación de correo electrónico puede ser muy beneficiosa si se realiza correctamente. Puede ahorrarle tiempo y mantener mejor organizados sus esfuerzos de marketing. Para aumentar las aperturas y los clics, también puede ayudarlo a llegar a su audiencia en el momento adecuado. Siga los consejos y recomendaciones enumerados anteriormente para ponerse en marcha.
