Prácticas recomendadas de marketing por correo electrónico para la promoción de eventos | Guía detallada

Si está organizando un evento, ¿se han considerado las campañas de marketing por correo electrónico? Si no, podrías estar perdiendo. La cantidad de asistentes a su evento puede cambiar significativamente si utiliza el marketing por correo electrónico, uno de los canales de marketing con la tasa de retorno más alta. Pero no se limite a creernos. Wishpond informa que el 78 por ciento de los organizadores de eventos consideran que el marketing por correo electrónico es su estrategia de marketing más efectiva. Además, el 4,95 % de los destinatarios que recibieron correos electrónicos sobre eventos los abrieron e hicieron clic en los enlaces.

Puede aumentar significativamente la asistencia a eventos e incluso la venta de entradas si utiliza el marketing por correo electrónico de manera efectiva. No se preocupe, es por eso que hemos elaborado este artículo con 8 mejores prácticas para el marketing por correo electrónico de su evento. Pero, ¿cómo sabe que está utilizando el marketing por correo electrónico correctamente y aprovechando al máximo el marketing por correo electrónico de su evento? Además, describiremos seis correos electrónicos diferentes que puede usar para comercializar su evento para que sepa exactamente qué hacer y qué incluir.

Marketing de eventos por correo electrónico: mejores prácticas

Un evento requiere mucha planificación. Además de encontrar una ubicación, asegurar oradores y proveedores, configurar un calendario de eventos y promocionar el evento, también debe averiguar cómo conseguir asistentes. Aunque los eventos virtuales aumentaron después de 2020 y una pandemia mundial, esto solo abordó realmente la parte de la planificación del «lugar»; aún necesita encontrar una manera de atraer asistentes a eventos virtuales. El email marketing entra en juego en esta situación.

Puede crear campañas de correo electrónico de marketing de eventos que resulten en tasas de apertura y de clics más altas, tasas de conversión más altas (¡más asistentes!) e incluso una mayor participación mediante el uso de las mejores prácticas para el marketing de eventos por correo electrónico que se proporcionan aquí. número de personas que cuentan a otros acerca de su evento.

1. Envíe una serie de marketing por correo electrónico previa al evento

Crear y distribuir una serie de eventos de marketing por correo electrónico antes del lanzamiento oficial es nuestra mejor práctica número uno para el marketing por correo electrónico de eventos. Toda su serie de marketing por correo electrónico debe transmitir un mensaje consistente y memorable. Toda esta serie puede y debe comenzar con una serie especial de prelanzamiento creada para crear expectación y entusiasmar a los asistentes potenciales sobre lo que ofrecerá el evento. Más adelante, discutiremos qué correos electrónicos utilizar para el marketing de su evento. Analicemos aquí los diferentes tipos de correos electrónicos que puede enviar como parte de su prelanzamiento.

El correo electrónico del anuncio

Su correo electrónico puede ser sencillo, como este de Litmus anunciando su evento London Live:

El primer correo electrónico teaser

Una excelente manera de generar interés en su evento es enviar teasers. Incluya teasers que hagan que sus suscriptores sientan FOMO o urgencia, como este correo electrónico de Marketing United que se burla del orador principal.

El segundo correo electrónico teaser

Comparta imágenes y reseñas de eventos anteriores si elige enviar más de un adelanto. Aquí hay una ilustración de Litmus:

2. Ofertas exclusivas

Hacer una oferta a los participantes es una de las formas más sencillas de convencerlos de que asistan a su evento. Según el evento, esto puede tomar la forma de un obsequio, un descuento por reserva anticipada o incluso una oferta en alimentos o bebidas.

Alternativamente, puede usar una oferta especial para apuntar a los «retrasados» en lugar de los «tempranos» tomando prestada una estrategia de Joint Futures: si está usando una oferta exclusiva (y la recomendamos encarecidamente), asegúrese de que solo esté disponible para un breve periodo de tiempo. Simplemente informe a las personas que el descuento no durará para siempre; no hay necesidad de usar temporizadores de cuenta regresiva ni nada más.

3. Usa la prueba social

La prueba social (cosas como reseñas, testimonios y contenido generado por el usuario) puede ser poderosa, como vimos en el segundo correo electrónico de avance de nuestra primera práctica recomendada para el marketing por correo electrónico de eventos. Supuestamente, las personas actuarán si otros a su alrededor actúan de cierta manera, de acuerdo con el concepto de prueba social. En esencia, la presión de los compañeros de marketing. Con la ayuda de la prueba social, puede persuadir a los asistentes potenciales para que se registren en su evento.

4. Ábrete a preguntas

Querrás incluir una oportunidad para hacer preguntas en tus correos electrónicos además de asegurarte de que sean educativos y contengan todos los detalles que los suscriptores necesitan saber sobre tu evento. Usar un formulario de contacto es probablemente la forma más rápida y limpia de hacerlo.

Simplemente publique el enlace en las redes sociales y en sus correos electrónicos para que sus suscriptores sepan que pueden contactarlo con cualquier consulta. También es posible que desee pensar en crear una página que aborde específicamente las preguntas frecuentes, como cómo comprar boletos para el evento, cuánto cuestan los boletos, cómo es el estacionamiento en el lugar y más. Aquí hay un ejemplo de Louie Spence que incluye una sección de «qué esperar» en el correo electrónico y un enlace para hacer preguntas.

5. Anima a los invitados a invitar a otros

Las personas que comparten nuestros intereses tienden a reunirse porque así es como se comportan naturalmente los humanos. Entonces, en lugar de disuadir a sus suscriptores de que corran la voz sobre su evento, ¿por qué no alentarlos ofreciendo un descuento grupal en las entradas o incluso organizando una competencia en línea? Aquí hay una ilustración de Circles de cómo aprovechar al máximo cada correo electrónico mediante un concurso en línea:

6. Mantén informados a los huéspedes

Tanto los que se han registrado para su evento como los que no, envían actualizaciones frecuentes. Puede proporcionar detalles sobre oradores, horarios, proveedores y otras cosas a quienes se hayan registrado para su evento. La misma información todavía se puede distribuir a aquellos que no se han registrado; solo asegúrese de incluir el costo y los detalles de registro también.

7. Enviar correos electrónicos de recordatorio

Recordar a los asistentes por correo electrónico es otra técnica excelente para el marketing por correo electrónico de eventos. Cuando el registro aún está abierto, esto anima a los asistentes a compartir su evento con sus redes y promueve las ventas adicionales y cruzadas. También lo ayuda a construir relaciones con los asistentes y mantenerlos informados y entusiastas sobre el evento.

8. Agradece a los asistentes después del evento

El elemento final de nuestra lista de mejores prácticas de marketing por correo electrónico para eventos se trata de lo que sucede después del evento: agradezca a sus asistentes. Aunque los organizadores de eventos indudablemente se esfuerzan mucho para asegurarse de que un evento sea divertido y concurrido, un evento sin invitados no es realmente un evento. Es crucial expresar gratitud a los asistentes por esto.

Aquí hay una muestra de Litmus para comenzar: tenga en cuenta que Litmus usa este correo electrónico para agradecer a los asistentes, continuar con la participación en las redes sociales, informar a los asistentes que recibirán diapositivas de la conferencia en un correo electrónico posterior e incluso solicitar comentarios sobre el evento.

6 correos electrónicos de marketing de eventos para impulsar la asistencia

Después de analizar algunas de las principales estrategias de marketing por correo electrónico para eventos, es hora de analizar los tipos de correos electrónicos que puede enviar para alentar a los asistentes a su evento. Sus suscriptores y asistentes potenciales pueden obtener más información sobre su evento y cómo satisfará sus necesidades y mejorará sus vidas en cada uno de los seis correos electrónicos que compartimos aquí. Los correos electrónicos enviados a los suscriptores deben guiarlos a través del proceso de registro para su evento, informarles sobre las novedades y ayudarlos a recordarlo.

Idea de correo electrónico #1: Anuncio

Cuando se utiliza el correo electrónico para el marketing de eventos, el correo electrónico de anuncio es un primer paso crucial. Esto sirve como «guardar la fecha» e informa a los destinatarios de lo que sucederá, cuándo sucederá y dónde. Los anuncios por correo electrónico son excelentes porque no necesariamente necesitan incluir mucha más información.

Compartir detalles en su correo electrónico de anuncio sobre oradores o eventos únicos en el evento puede tener un impacto significativo. Los anuncios por correo electrónico no necesitan ser muy largos. Básicamente, es solo una advertencia de que algo genial está en camino. Dar a los destinatarios la oportunidad de registrarse para recibir notificaciones cuando el registro de eventos esté disponible es algo que recomendamos.

¿Quién debería obtenerlo?: Todos los que están suscritos a su lista de correo electrónico y los participantes de eventos anteriores.

¿Cuándo enviarlo?: Una buena pauta general es de tres a seis meses antes de su evento. En el siguiente ejemplo de Framer se incluye una llamada a la acción que instruye a los destinatarios para que «se incluyan en la lista», que también incluye los detalles esenciales que debe contener el correo electrónico de anuncio:

Idea de correo electrónico # 2: Precios anticipados

Sin duda, debe ofrecer algunos descuentos por reserva anticipada después de enviar su correo electrónico de «reservar la fecha» o anuncio, pero antes de enviar el correo electrónico de invitación. Para aumentar los registros por adelantado, considere ofrecer precios promocionales.

¿Quién debería recibirlo?: que interactuó con su correo electrónico publicitario.

¿Cuándo enviarlo?: Envíe correos electrónicos de invitación primero, luego correos electrónicos con precios anticipados.

Idea de correo electrónico #3: Invitación

La invitación por correo electrónico es su primera oportunidad para animar a los destinatarios a inscribirse en el evento. Al igual que todos los correos electrónicos de ventas, su correo electrónico de invitación debe resaltar su propuesta de valor para que los asistentes sepan lo que obtendrán de su evento (cómo mejorará su posición). Para alentar a los lectores a realizar la acción crucial de registrarse en el evento, también debe incluir llamadas a la acción convincentes.

¿Quién debería recibirlo?: toda su lista de correo electrónico y asistentes de eventos anteriores.

Cuándo enviarlo: 1-2 semanas después del correo electrónico que lo anuncia. A continuación, se proporciona un ejemplo de un correo electrónico de invitación a un evento de Google Cloud Next ’19:

Idea de correo electrónico #4: Confirmación

Tras el registro de alguien para su evento, debe enviarles una confirmación. Sin embargo, no diga simplemente: «Está registrado» y siga adelante. Los correos electrónicos transaccionales, como los correos electrónicos de confirmación, tienen tasas de clics que suelen ser del 4,8 por ciento (99Firms) y tasas de apertura que son de 4 a 8 veces más altas que los correos electrónicos de marketing estándar (SendX). Por lo tanto, presentan una oportunidad fantástica para dirigir a los asistentes a su sitio web o presentarles recursos adicionales.

¿Quién debe recibirlo?: personas que se registraron para asistir a su evento.

¿Cuándo enviarlo?: Tan pronto como alguien se registre para su evento, se deben enviar correos electrónicos de confirmación. Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico de confirmación del evento Hustle Con de Universe: Como puede ver, Universe incluye la información del boleto, así como una sección de «información adicional» que contiene un enlace a la página de preguntas frecuentes, sugerencias para compartir con su red y instrucciones para visitar el sitio web para obtener más información.

Idea de correo electrónico #5: Recordatorio

Los recordatorios por correo electrónico sirven como recordatorios educados para los participantes sobre un próximo evento. También se pueden incluir detalles adicionales que ayudarán a los asistentes a aprender más sobre el evento. Algunas marcas ofrecen detalles sobre el orador principal o sesiones específicas que pueden ser muy populares entre los asistentes.

¿Quién debe recibirlo?: Aquellos que hayan confirmado su asistencia al evento deberían recibir recordatorios.

¿Cuándo enviarlo?: Es posible que desee enviar varios correos electrónicos de recordatorios. Para eventos en persona, si tiene sentido para su evento y su audiencia, le recomendamos que envíe su primer correo electrónico de recordatorio tres días antes del evento y los correos electrónicos de recordatorio posteriores dos días antes y luego el día del evento. Puede enviar el primer recordatorio para un evento virtual el día (o tarde el día anterior), seguido de un segundo recordatorio de 1 a 3 horas antes de que comience el evento. Aquí hay una ilustración de un correo electrónico de recordatorio de Litmus: Apreciamos cómo este correo electrónico de Litmus también incluye información sobre cómo los asistentes pueden participar en las redes sociales.

Idea de correo electrónico #6: Seguimiento / Gracias

Además de mostrar a los asistentes su aprecio, los correos electrónicos de seguimiento/agradecimiento son una excelente manera de recopilar comentarios cruciales sobre eventos que puede usar para mejorar las reuniones posteriores. Estos correos electrónicos deben comenzar agradeciendo a los asistentes, seguidos de un resumen de los aspectos más destacados del evento y una solicitud de testimonios o comentarios.

¿Quién debe recibirlo?: Envíe un correo electrónico a todos los que asistieron a su evento con un mensaje de agradecimiento y seguimiento.

¿Cuándo enviarlo?: Dependiendo del propósito del correo electrónico, hay dos momentos ideales para enviarlo. Envíe el correo electrónico de seguimiento tan pronto como termine su evento si desea recibir comentarios. Dé a los asistentes unos días para registrarse con anticipación para el año siguiente si así lo desea. Aquí hay un ejemplo de Iterable en acción: como puede ver, Iterable solicita comentarios, comparte enlaces a grabaciones a pedido de actividades de eventos y comparte un enlace adicional a una publicación de blog que describe los aspectos más destacados del evento.

Conclusión

Ahora posee todo el conocimiento necesario para comercializar de manera efectiva sus eventos por correo electrónico, junto con una variedad de ejemplos del mundo real de las mejores prácticas en marketing por correo electrónico e ideas de campañas por correo electrónico. Si no está seguro de cómo automatizar esos correos electrónicos relacionados con eventos, consulte nuestra lista de los principales proveedores de servicios de marketing por correo electrónico para identificar uno que ofrezca las funciones de automatización adecuadas.